Fallbeispiele

Zwei Unternehmerinnen in Friesland

Anfang April 2009 meldete sich eine Frau um die fünfzig telefonisch bei uns, die ihre leitende Position in einem großen Konzern aufgeben und zusammen mit einer Freundin ein Haus in einem friesischen Ort an der Nordsee kaufen und dort ein Geschäft für regionale Spezialitäten eröffnen wollte. Der Verkauf der Waren sollte auch über das Internet betrieben werden. Für dieses Vorhaben brauchten die beiden einen Kredit sowie Unterstützung bei der Konzeption der Internetplattform und einen konkreten Maßnahmenplan für ein zielgerichtetes Marketing.

Die Fördermittelrecherchen ergaben, dass für die Investitionen in Immobilien, Anlagevermögen und Betriebsmittel das ERP-Regionalförderprogramm in Form eines Zuschusses mit einer Quote von 40 % in Kombination mit einem zinsgünstigen Darlehen aus demselben Fördertopf die optimale Gestaltung war. Im Darlehen lag die Förderung darin, dass es zu zinsgünstigen Konditionen vergeben wurde, eine tilgungsfreie Anlaufzeit von 10 Jahren hatte sowie kostenfreie Sondertilgungen möglich waren. Um den Kredit beantragen zu können, musste eine Bank gefunden werden, die das Vorhaben unterstützen und unseren Mandantinnen als Hausbank zur Seite stehen wollte, denn die Beantragung des Darlehens war ausschließlich über eine Bank möglich.

Selbstverständlich ist die Erstellung eines professionellen Businessplanes mit dazugehöriger Rentabilitätsrechnung, Liquiditäts- und Investitionsplanung eine Grundvoraussetzung, um von Banken einen Kredit zu bekommen. Da bildet die Kfw-Bank keine Ausnahme. Für unsere Unternehmerinnen musste also ein Konzept her, dass ihre Geschäftsidee mit dem dahinter stehenden Engagement abbildete und die betriebswirtschaftliche Tragfähigkeit  sowie Finanzierbarkeit der Geschäftsidee darlegte. Die Mandantinnen benötigten hierfür Unterstützung, die sie von unserem Projektpartner, der Steuerkanzlei Thissen erhielten. Wir  beantragten für sie  in diesem Zusammenhang einen Zuschuss aus dem Programm „Gründercoaching Deutschland“. Der Zuschuss betrug 50 % auf die in der Steuerkanzlei Thissen verursachten Wirtschaftsberatungskosten, die sich aus der Erstellung der Bankunterlagen sowie den notwendigen Bankgesprächen ergaben. Aus demselben Fördertopf wurden Dienstleistungen bezuschusst, die die Unternehmerinnen für eine professionelle Marketingberatung in Anspruch nahmen. Insgesamt erhielten sie 3.000,00 € Beratungszuschüsse auf die Gesamtkosten von 6.000,00 €, die in der Steuerkanzlei sowie dem zusätzlich beauftragen Marketingbüro verursacht wurden.

Inzwischen ist das Geschäft eröffnet und es wurden 2 weitere Arbeitsplätze geschaffen. Die Mandantinnen lassen sich im Bereich Marketing nach Bedarf von einem örtlichen Marketingbüro beraten, haben eine enge Geschäftsbeziehung zu einem Personalcoach aufgebaut und lassen sich  weiterhin gezielt betriebswirtschaftlich coachen. Den Erfolg dieser Vorgehensweise können sie inzwischen selber an ihren eigenen betriebswirtschaftlichen Auswertungen ablesen. Sie haben Controllinginstrumente zur Steuerung ihres wachsenden Unternehmens entwickeln können, die sich als sehr wertvoll und gewinnbringend erwiesen haben. Die beiden Unternehmerinnen haben sich neue Ziele gesetzt und planen die Kooperation mit einem niederländischen Geschäftspartner zur Erweiterung ihres Kundenkreises – worin weiteres Förderpotenzial steckt.

Im laufenden Tagesgeschäft beantragen wir durchgängig Zuschüsse aus einem Fördertopf des Bundeswirtschaftsministeriums, über den unter anderem Unternehmerinnen bevorzugt bezuschusst werden. Die Förderquote liegt auch hier bei 50 % der verursachten Beratungskosten, wobei pro Beratungsthema maximal 1.500,00 € seitens des Fördergebers bezahlt werden.

Für die beiden Unternehmerinnen sind die wiederholten Zuschüsse eine willkommene Beihilfe, mit denen sie ihre Geschäftsidee zielgerichtet und gewinnorientiert auch weiterhin modifizieren können.

Ein Hotel in Sachsen

Kommunikation und Kontaktpflege sind in der Subventionsberatung das Zünglein an der Waage –dargelegt am Praxisfall eines Beherbergungsbetriebes

Die Vorgeschichte

In einem kleinen Örtchen in der Nähe der tschechischen Grenze stand ein altes Herrenhaus, das in seiner verwilderten Umgebung ein wenig wie ein verwunschenes Schloss wirkte. Eine alte Dame, nennen wir sie kurz Frau Claasen, verliebte sich in das Objekt. Die Familie Claasen ist eine weit verzweigte, belgische Kaufmannsfamilie, zu deren Geschäftsalltag auch die Gründung, Sanierung, Führung und Veräußerung von Unternehmen gehört. Die Familie kaufte kurz entschlossen das Herrenhaus mit angrenzenden landwirtschaftlichen Nutzflächen für knapp 1,5 Mio. €.
Ein Sohn der Familie übernahm die Leitung des Projektes. Er plante, einen exklusiven Beherbergungsbetrieb zu errichten.  Damit war auch die Schaffung von rund 40 Arbeitsplätzen verbunden. Sein Vorhaben passte in die Zielsetzung des Förderprogramms „GA Gemeinschaftsaufgabe – Verbesserung der regionalen Wirtschaftsstruktur“, und deshalb stellte er zusammen mit seinem damaligen Berater im Jahr 2004 einen entsprechenden Antrag. Das  Projektvolumen betrug knapp 8 Mio. €. In seinem speziellen Fall stand eine Förderquote von 50 % zur Debatte, es ging für ihn also um rund 4 Mio. € Zuschuss. Nach Einreichung des Antrags beim zuständigen Förderinstitut in Sachsen (Sächsische Aufbaubank SAB) stand er vor der Aufgabe, die vielfältigen Anforderungen der SAB zu erfüllen.

Die Übernahme des Mandats

Zwei Jahre später kam er unverrichteter Dinge mit seinem Vorhaben in unsere Kanzlei und beauftragte uns mit der weiteren Bearbeitung. Wir verschafften uns zunächst einen Überblick über die Ausgangslage und prüften die Unterlagen, die seitens des ehemaligen Beraters bei der SAB eingereicht wurden. Die Situation war problematisch, weil das Projekt in der Zuschussbehörde bereits eine zweijährige unerfreuliche Vorgeschichte hatte. Das Parkett der Subventionsberatung besteht nach unserer Erfahrung aus Kommunikation, funktionierenden Kontakten, akribischer Detailarbeit, einfallsreicher Interpretation der oft außerordentlich umfangreichen Richtlinien und vor allem aus dem Wohlwollen der involvierten Behörden und Institute.
Das Wohlwollen der SAB hatten wir zu Beginn unseres Auftrages nicht auf unserer Seite. In den zurückliegenden beiden Jahren war der Eindruck entstanden, dass die Projektleitung nicht professionell durchgeführt wurde, was bei dieser Größenordnung eher unüblich ist. Der SAB wurde im Oktober 2004 eine Projektskizze eingereicht, die nur rudimentär ausgearbeitet war. Es fehlten ein nachvollziehbarer Businessplan sowie eine tragfähige Gesamtkonzeption. Es gab weder eine schlüssige Gesamtfinanzierung noch eine stimmige Investitionsplanung. Die zuständige Sachbearbeiterin der SAB hatte in der Vergangenheit Kontakt zu Herrn Claasen Junior und auch zu seinem Berater gehabt. Diese Kontakte waren aber alles andere als ergebnisorientiert gewesen. Herr Claasen kannte sich damals mit den politischen Strukturen in Deutschland nicht aus, wusste nicht, wie die SAB innerhalb der Förderlandschaft einzuordnen war und hatte keine Kenntnis von den „Soft Skills“ der Branche. Deshalb hatte er sich auf seinen Berater verlassen, der jedoch nicht in der Lage war, die Interessen seines Mandanten durchzusetzen.
Entsprechend verhalten war die Reaktion, als wir zum ersten Mal Kontakt zur SAB aufnahmen. Die Gesprächsatmosphäre war unterkühlt, und es kostete viele zähe Telefonate und sorgfältig gewählte Worte, bis wir die SAB davon überzeugen konnten, dass wir die Anforderungen der SAB erfüllen wollten und konnten. Der Prozess der Antragspräzisierung durch unsere Kanzlei begann im September 2006 in der beschriebenen negativ vorbelasteten Gesamtkonstellation. Die SAB forderte die üblichen, sehr umfangreichen Informationen und Unterlagen an. Wir bereiteten die Unterlagen sorgfältig in der klar festgelegten Form vor, ergänzten in zeitaufwändiger Detailarbeit jede einzelne Rückfrage und richteten das komplette Investitionskonzept in enger Orientierung an den vorhanden Richtlinien neu aus. 
Als diese Arbeit getan war, wurden im Jahr 2007 neue Richtlinien erlassen. Das wiederum hatte Auswirkungen auf das Gesamtkonzept und die damit in Zusammenhang stehenden Investitionen. Es mussten erneut Zuordnungen gerändert werden, Listen zum Stichtag entsprechend angepasst und Berechnungen neu vorgenommen werden. Zu guter letzt lagen der Bewilligungsstelle im November 2007 alle geforderten Informationen in der gewünschten Form vor. Die Bewilligung wurde Ende November 2007 über 4 Mio. € erteilt.

Die Situation heute

Bis Ende 2009 hat unser Mandant etwa zwei Drittel seines Projektes in die Tat umgesetzt. Es sind bis heute 17 Mittelanforderungen gestellt worden. Die Inhalte der Mittelanforderungen sind auf zweierlei Weise zu prüfen. Einerseits muss abgeglichen werden, welche Investitionen über das Investitionszulagengesetz gefördert werden um eine Doppelförderung auszuschließen, andererseits muss die Finanzbuchhaltung entsprechend stimmig mit den aktivierungsfähigen Kosten sein. Das ist schon deshalb nicht ganz einfach, weil steuerliche Aspekte zur Aktivierung eines Wirtschaftsgutes mit der Einordnung der zuschussfähigen Investitionskosten nach den Förderrichtlinien nicht identisch sind. Trotzdem müssen aus der Finanzbuchhaltung Auswertungen hervorgehen, die den steuerlichen Anforderungen Rechnung tragen und daneben auch die Maßgaben der Förderrichtlinien erfüllen. Die fachliche Detailarbeit im Hintergrund eines so umfangreichen Investitionsvorhabens erfordert ein hohes Maß an Sachkenntnis sowie fachlicher Qualifikation. Dieser Teil der Arbeit ist ebenfalls relevant, wenn die Verwendungsnachweise nach Abschluss des Projektes beigebracht werden müssen. Spätestens an dieser Stelle zeigt sich die unbestritten große Bedeutung der buchhalterischen Leistungen im Hintergrund des Projektes.
Die Kontaktpflege mit den Beteiligten war und ist wesentlich für den Verlauf des Vorhabens. Wir pflegten die Kontakte zum Finanzamt sowie zur SAB und berichteten im abgesprochenen Turnus über den Projektfortschritt. Wir sorgten dafür, dass die Fragen des Finanzamtes und der SAB zeitnah und vorrangig bearbeitet wurden. Unser Einsatz wurde mit unbürokratischem Verhalten auf der Gegenseite anerkannt, so dass verschiedene Dinge kurzfristig geklärt werden konnten, die üblicherweise einen längeren Zeitrahmen in Anspruch genommen hätten. Bis heute gehen wir in der beschriebenen Weise vor.
Als wir die Finanzbuchhaltung einrichteten und die ersten Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt einreichten, zeigte sich erneut, dass eine offene Kommunikation zum Gelingen eines Projektes beiträgt: Die zuständige Finanzbeamtin meldete sich telefonisch bei uns. Sie hatte eine Voranmeldung erhalten, die einen erheblich höheren Vorsteueranspruch auswies, als die vergangenen Anmeldungen und fragte nach den Gründen. Dabei erklärte Sie, dass derart hohe Beträge in dem Zuständigkeitsbereich der Finanzbehörde eine Ausnahme darstellten. Wir setzten sie über das Vorhaben unseres Mandanten ins Bild und erläuterten die relevanten Umstände.
Die Finanzbeamtin erzählte, dass sie das Objekt unseres Mandanten kenne, täglich daran vorbei fahre und dass sie ein besonderes Augenmerk darauf habe. In der Praxis kam uns das Wissen um diese Konstellation zu Gute: Wenn besonders hohe Investitionen vorgenommen wurden, die zu einem erheblichen Vorsteueranspruch führten, setzten wir uns mit der Sachbearbeitung in Verbindung, um mögliche Rückfragen zeitnah aufklären zu können und gewünschte Belege zur Kontrolle vorzulegen. Daraus ergab sich ein wertvoller zeitlicher Liquiditätsvorteil für unseren Mandanten, der seine populäre Sonderstellung in der Gemeinde auch lokalpolitisch sinnvoll nutzte. Beim Kick-off-Meeting, dem ersten Spatenstich eines neuen Bauabschnittes, lud er die strategisch wichtigen Lokalgrößen, politische Entscheider des Kreises und des Landes sowie weitere Projektbeteiligte ein und trug wesentlich dazu bei, dass die anfänglichen Schwierigkeiten langfristig in Vergessenheit gerieten.
Im Vordergrund stehen in erster Linie das Projekt und der Mandant. Im Geschäftsalltag ergänzen sich seine Aktivitäten vor Ort mit unseren Tätigkeiten am Schreibtisch. Unsere Teamarbeit und beiderseitige aktive Kommunikation bei der Umsetzung des Investitionsvorhabens haben sich bestens bewährt.

Fazit

Es ist von grundlegender Bedeutung, dass die Bearbeitung der laufenden Mittelanforderungen und das Tagesgeschäft durchgängig professionell und verbindlich erfolgen. Wir empfehlen darüber hinaus, sich so früh wie möglich mit allen Beteiligten bekannt zu machen und die Kontakte zu pflegen. Das positive Gesamtklima innerhalb eines Projektes ist eine wesentliche Größe, die nicht unterschätzt werden darf und maßgeblich zum Gelingen eines Vorhabens beiträgt.